Staj Süreci
Staj başvurularında uygulanacak adımlar aşağıdaki gibidir.
A. Staj Yeri Bulma Süreci
Esasların Okunması: Staj sürecini sorunsuz tamamlamak ve staj raporunuzun komisyon tarafından kabul edilmesini sağlamak için öncelikle “İTÜ Staj Genel Esaslarını” ve kendi bölümünüzün
web sayfasında ilan edilen “Bölüm Staj Esaslarını” dikkatlice okuyup anlayınız. Bölümler, kendi özelliklerine göre stajın alanını, türünü, süresini ve varsa ön şartlarını bu
ek esaslarda belirtirler.
2. Firma Seçimi ve Uygunluk: Bölüm staj esaslarınıza uygun, öğrenim gördüğünüz programla ilgili bir sektörde faaliyet gösteren kurumsal bir firma bulunuz. Kurumsal firmaların birden fazla yerleşkesi
bulunuyorsa, formlarda fiili olarak staj yapacağınız yerin bilgilerini girmeniz gerekeceğini unutmayınız.
3. Çalışma Günlerinin ve Koşullarının Netleştirilmesi: Firma yetkilisi ile görüşerek staj tarihlerinizi erkenden kesinleştiriniz. Firmanın resmi tatillerde ve hafta sonlarında staj çalışması yaptırıp yaptırmadığını
mutlaka sorunuz. Ayrıca stajların haftada en az 3, en fazla 6 tam gün olacak şekilde yapılması gerektiğini, dersinizin veya sınavınızın olduğu günlerde staj yapamayacağınızı firmaya bildiriniz.
4. İstisnai Koşulların Kontrolü:
• Stajlar kural olarak çevrimiçi yapılamaz. İstisnai olarak çevrimiçi yapacaksanız, bölüm staj komisyonunuzdan önceden onay alınız.
• Stajı yurtdışında yapacaksanız portal sisteminde kayıt oluşturmayınız; izlenecek özel yollar için İTÜ Staj Esasları Madde 17’yi inceleyiniz.
• Sektörde SGK’ya tabi sigortalı olarak halihazırda çalışıyorsanız ve bu çalışmanız zorunlu staj süreniz kadar ise zorunlu stajdan muaf olmak için bölüm staj komisyonunuza başvurabilirsiniz.
B. Staj Öncesi Süreç ve Başvuru Adımları
1. Portala Giriş: Staj başlangıç tarihinizden en geç 15 gün önce https://portal.itu.edu.tr/ adresine İTÜ kullanıcı adı ve şifrenizle giriş yaparak staj kaydınızı oluşturunuz. Sistem kısıtlaması nedeniyle başlangıç
tarihine 15 günden az kalan stajlar için kayıt oluşturulmasına kesinlikle izin verilmez.
2. İSG Eğitiminin Tamamlanması: İlk kez staj yapacak öğrencilerin, staj kayıt sekmesinde karşılarına çıkacak olan çevrimiçi İş Sağlığı ve Güvenliği eğitimini tamamlamaları ve eğitim sonundaki sınavda başarılı olmaları
zorunludur. Daha önce bu eğitimi alıp staj yapmış öğrencilerin tekrar sınava girmesine gerek yoktur.
3. Kayıt Formunun Doldurulması: Portaldaki staj kayıt formunu firma ile netleştirdiğiniz bilgilere göre doldurunuz. Resmi tatillerde staj çalışması olacaksa takvimden bu günleri de seçiniz. Formun en altındaki staj esaslarını
ve yasal yükümlülük içeren staj taahhüdünü okuyup onaylayarak kaydınızı tamamlayınız.
4. Belgelerin İndirilmesi: Kayıt formunu kaydettikten sonra sistemden Staj Sözleşmesi, Ek-1 Staj Başvuru Formu ve Öğrenci Staj Çalışma Takvimi belgelerinin çıktılarını alıp imzalayınız.
5. Firma Onaylarının Alınması: İndirdiğiniz bu belgeleri staj yapacağınız firmanın yetkilisine imzalatarak kaşe veya mühür yapılmasını sağlayınız. Belgelerde imzalayan kişinin adı, soyadı ve unvanının bulunması şarttır; eksik belgeli
başvurular geçersiz sayılır. Resmi tatil veya hafta sonu çalışması varsa, firmadan ilgili günlerde staj çalışması yapılacağına dair resmi ve onaylı bir belgeyi de bu aşamada teslim alınız.
6. Dijital Belgelerin Yüklenmesi: Öğrenci ve firma onayları tamamlanmış olan Staj Sözleşmesi, Ek-1, Staj Çalışma Takvimi ve varsa Resmi Tatil Çalışma Belgesini tek bir PDF dosyası haline getirerek staj başlangıç
tarihine en geç 10 gün kala Portal sistemindeki ilgili alana yükleyiniz. Sistem, staja 10 gün kala belge yüklemeye tamamen kapanmaktadır.
7. Komisyon Onayının Takibi: Staj başlangıç tarihinizden en geç 4 gün önce portal üzerinden başvurunuzun durumunu mutlaka kontrol ediniz.
• Bölüm staj komisyonları staj onayını sadece elektronik olarak portal üzerinden yapacak olup, belgelere ayrıca ıslak imza veya e-posta ile onay işlemi yapılmayacaktır.
• Staja 4 gün kala hâlâ onay veya ret görmüyorsanız vakit kaybetmeden komisyonunuzla iletişime geçiniz. Komisyon onayı verilmeden sigorta işlemleriniz yapılamaz ve staja başlamanız mümkün değildir.
• Başvurunuz reddedildiyse, ret gerekçelerini dikkate alarak süreçleri en baştan ve 15 gün kuralına uyarak tekrar başlatabilirsiniz.
8. Sigorta Giriş İşlemi: Komisyon tarafından onaylanan stajların sigorta işe giriş işlemleri, Kariyer ve Staj Merkezi tarafından staj başlangıç tarihinden 3 gün önce yapılır ve “Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi” portala
yüklenir. Örneğin pazartesi başlayacak staj için işlem cuma günü yapılır.
9. Sigorta Belgesinin Temini: İşe giriş bildirgesi yüklendiğinde sistem tarafından İTÜ e-posta adresinize ve firmaya otomatik gönderilir. Belgeyi ayrıca portal staj bilgileri alanından veya e-Devlet üzerinden, 4a İşe Giriş
Çıkış Bildirgesi uygulamasından indirebilirsiniz. 4a Sigortalı Hizmet Dökümünden bu belge alınamaz.
C. Staj Sırasında Yapılması Gerekenler
1. İlk Gün Hazırlığı: Staja başlayacağınız ilk gün, çıktı olarak aldığınız Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi belgesini yanınızda bulundurunuz. Firmanız stajınızın zorunlu olduğuna dair ek bir belge talep ederse, Öğrenci İşleri
Daire Başkanlığından alabileceğiniz Zorunlu Staj Belgesini de yanınıza alınız.
2. Ek-2 Formunun Yüklenmesi: Staja başladıktan sonra portal sisteminden Ek-2 Staj Başlangıç Formu belgesini indirip çıktısını alarak staj yetkilisine onaylatınız. Bu onaylı belgeyi staj başlangıç tarihinden itibaren en
geç 5 gün içerisinde portal sistemine yükleyiniz. /p>
3. Staj Raporunun Günlük Yazılması: Portal sistemindeki “Belgeler” alanından Staj Raporu Kapak Sayfası ve Staj Raporu Taslak Sayfasını indiriniz. Taslak sayfayı staj gün sayınız kadar çoğaltarak, staj süresince
her gün yapılan çalışmaları İTÜ Staj Genel Esaslarına uygun olarak günlük şekilde rapora işleyiniz ve bölümünüz tarafından talep edilen ekler varsa rapora ilave ediniz.
4. İş Kazası ve Olumsuz Durum Bildirimi: Staj sırasında olası bir iş kazası veya meslek hastalığı yaşanması durumunda, staj yapılan firma derhal kolluk kuvvetlerine ve fakülte dekanlığınıza bilgi vermeli ve 3 gün içerisinde SGK’ya
bildirimde bulunmalıdır. Öğrenci de bu sürecin takipçisi olmalı, dekanlığa bilgi vermeli ve İTÜ Kariyer ve Staj Merkezine yardım bileti yoluyla durumu aktarmalıdır.
5. Staj Durum Değişiklikleri: Başvuran veya başlayan stajda herhangi bir nedenle değişiklik, iptal veya stajı yarıda kesme durumu oluşursa derhal bölüm staj komisyonuna bilgi verilip onay alınmalı, ardından Staj Yardım üzerinden
bilet oluşturularak Merkez bilgilendirilmelidir. Mazeretsiz olarak staja başlanmaması veya stajın yarıda kesilmesi, gereksiz sigorta primi ödenmesine sebep olacağından öğrenci hakkında disiplin soruşturması açılmasına yol
açar.
D. Staj Sonrası ve Rapor Teslim Süreci
1. Ek-3 Formunun Yüklenmesi: Stajınız bittiği son gün portal sisteminden Ek-3 Staj Bitiş Formu belgesini indirip pratik çalışma bilgilerinizi doldurarak çıktısını alınız. Firma yetkilisine onaylattıktan sonra, staj bitiş
tarihinden itibaren en geç 5 gün içerisinde sisteme geri yükleyiniz.
2. Sigorta Çıkış İşlemleri: Staj bitimini takip eden 3 gün içinde Kariyer ve Staj Merkezi tarafından sigorta işten ayrılış işlemleriniz yapılır ve “Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi” portala yüklenerek hem
sizin hem firmanın e-posta adresine gönderilir.
3. Onayların Kontrolü: Staj raporu kapak ve taslak sayfalarındaki öğrenci ve firma imza/onaylarının eksiksiz tamamlandığını kontrol ediniz.
4. Devlet Katkısı İşlemleri: Firmaların devlet katkısından yararlanabilmesi için portalda yer alan Ek-4 formu ile Firma Devlet Katkısı Excel Formu indirilip firmaya teslim edilir. Firma tarafından yapılan ödemeye ait banka dekontu
ve uygun şekilde hazırlanan belgeler, staj merkezinin Maslak yerleşkesindeki adresine elden veya posta yoluyla ulaştırılmalıdır.
5. Staj Raporunun Teslim Edilmesi:
• Staj yaz döneminde yapılmışsa akademik yılın başlama tarihinden itibaren en fazla 1 ay içerisinde staj raporunuzu teslim etmeniz gerekir.
• Staj dönem içinde yapılmışsa staj bitimini takip eden 15 gün içerisinde staj raporunuzu teslim etmeniz gerekir.
• Bölüm staj komisyonunun farklı bir takvim kararı varsa o karar esas alınır.
6. Raporun Sisteme Yüklenmesi: Kapak ve taslak sayfaları, Sözleşme/Ek-1, Öğrenci Staj Çalışma Takvimi, resmi tatil belgesi varsa bu belge, Ek-2 ve Ek-3 formlarını tek bir PDF dosyası haline getirerek portal sistemindeki Rapor
Yükleme alanına yükleyiniz. Bölüm staj komisyonunun talebine göre belgelerin ayrıca Ninova sistemine de eklenmesi veya USB/zarf içerisinde bölüm sekreterliğine teslim edilmesi gerekebilir. Lütfen
bölüm web sayfanızı kontrol ediniz.
7. Komisyon Değerlendirmesi ve Revizyon Süreci: Bölüm Staj Komisyonu raporu biçim ve içerik yönünden inceleyerek staj raporunun teslim edilmesinden sonra en geç 1 ay içinde değerlendirmeyi tamamlar.
• Raporda eksiklik görülüp düzeltme istenmesi durumunda, istem tarihinden itibaren 2 haftalık, yani 14 günlük süreniz vardır.
• Komisyon, düzeltilen raporu teslim ettikten sonra en geç 2 hafta içinde nihai değerlendirmesini tamamlar.
• Raporun kabul edilmesi durumunda staj sisteme başarılı olarak işlenir.
• Düzeltme istenen raporun zamanında teslim edilmemesi veya ikinci kez reddedilmesi durumunda staj başarısız sayılır.